E-Mail-Flut beherrschen

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Die E-Mail-Flut beherrschen

E-Mail-Flut – eine moderne Herausforderung

Das Kommunikationsverhalten in Büros hat sich in den letzten Jahren total gewandelt. Wo vormals die Post vor allem schriftlich ausgetauscht wurde, bestimmen heute E-Mails das Geschehen. Ursprünglich dachte man, so ließen sich die Abläufe vereinfachen. Schlagworte wie das "papierlose Büro" machten die Runde. Schnellere Reaktionszeiten sollten erreicht und Aufwand minimiert werden.

Nun, nach einigen Jahren Erfahrung, kann man Bilanz ziehen. Und die sieht leider gar nicht immer positiv aus. Der Umgang mit dem PC und den unterschiedlichen Mailprogrammen ist dabei noch das Kleinste Problem. Dies wird oft in Unternehmen geschult und die meisten Mitarbeiter kennen sich am Computer bestens aus.

Das Verfassen von E-Mails, das Zusammenstellen von Verteilern und der Umgang mit eingehenden Mails lassen dagegen oft zu wünschen übrig. Jeder agiert so, wie er meint. Das Ergebnis ist ein Wildwuchs an Kommunikationskultur, der seinesgleichen sucht.

Anwender bekommen dies vor allem als E-Mail-Flut zu spüren. Postfächer laufen über. Nicht nur Spam-Mails sind die Ursache. Auch riesengroße Verteiler und ein völlig unüberlegtes Mailverhalten tragen zur Verschlimmerung der Situation des Empfängers von Nachrichten bei. Hinzu kommt die Erwartungshaltung vieler Absender, bei Mails umgehend eine Reaktion zu fordern. Man hat das Gefühl, das Medium bestimmt, wie dringend eine Anfrage ist. Der Inhalt scheint nicht mehr so wichtig zu sein.

Die Auswirkungen dieses sorglosen Umgang mit dem Internet werden häufig unterschätzt:

Stress
Durch die ständige Erreichbarkeit per Mail fühlen wir uns permanent unter Druck, unseren Posteingang zu überprüfen umgehend antworten zu müssen. Mobile Surfsticks oder UMTS-Handys verschärfen diese Situation noch. Auf diese Weise sind wir selbst an abgelegenen Orten rund um die Uhr per Mail erreichbar. Aber nicht nur Ruhe- und Erholungsphasen fallen so weg. Wir lassen uns auch durch eingehende Mails permanent von anderen Arbeiten ablenken. Und selbst, wenn wir es schaffen, während eines Urlaubs ohne Mails zu leben, holen uns 1000 und mehr Nachrichten im Posteingang bei Dienstantritt schnell wieder in die Realität zurück. Fazit: Es entsteht Stress mit seinen negativen Folgen für die Gesundheit.

Produktivitätsverlust
IIn vielen Unternehmen leidet durch den falschen Umgang mit dem Internet auch die Produktivität. Denn schneller
heißt nicht automatisch auch effizienter. Und so wird das, was durch Geschwindigkeit gewonnen wird, oftmals durch das Verwalten und Bearbeiten der vielen E-Mails wieder zunichte gemacht.

Information wird häufig als der Hauptproduktionsfaktor des 21.
Jahrhundert bezeichnet. Damit ist der professionelle Umgang mit
E-Mails ein wichtiger Erfolgsfaktor in der heutigen Zeit.

Die Lösung liegt nicht in der Bedienung von Outlook, Lotus Notes, GroupWise oder anderen E-Mail-Programmen. Der wahre Schlüssel zu einer effizienteren Kommunikation liegt
in der richtigen Organisation und Arbeitsmethodik.

Alles über die besten Strategien erfahren Sie auf unseren Vorträgen
und Seminaren zum Thema E-Mail-Flut beherrschen.
Weiterführende Informationen finden Sie unter:
www.moreee.de

Hinweis:
SPAM stellt insbesondere für die IT-Abteilung eine Herausforderung
dar. Im Hinblick auf die E-Mail-Flut in den Unternehmen sind die
"nicht SPAM-Mails" für die Anwender das viel größere Problem.

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E-Mail-Flut bewältigen